Börja med att identifiera problemet och tänk igenom vad som har hänt. Beskriv all fakta du känner till. Utveckla ditt påstående noggrant samt allt som kan ha relevans för rapporten. Informationen du lämnar ska vara så korrekt och detaljerad som möjligt. Utelämna privata åsikter och spekulationer.
Ta hjälp av nedanstående frågor för att kunna ge en så tydlig bild som möjligt:
- Vad anmälan avser för händelse?
- Vem eller vilka är inblandade?
- När det hände?
- Var det hände?
- Om det var en engångsföreteelse eller om problemet är pågående eller återkommande?
Inkludera kontaktinformation till potentiella vittnen samt bifoga eller ange var eventuella bevis (exempelvis i pappersform eller elektroniskt) kan hittas.